原始憑證處理的基本要求(原始憑證必須具備的內(nèi)容)

原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生所取得或填制的書面證明，是會計核算的重要依據(jù)而且具有法律效力。原始憑證分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種。在處理原始憑證時，需要把握好以下基本要求：

1、原始憑證必須具備的內(nèi)容： 原始憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證的單位名稱和填制人姓名;經(jīng)辦人員的簽名或蓋章;接受憑證單位的名稱;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容;數(shù)量、單價和金額。

2、外來原始憑證(如票據(jù)、收據(jù)等) 必須蓋有填制單位的財務(wù)專用章或票據(jù)專用章，同時具有套印的稅務(wù)部門或有權(quán)監(jiān)制部門的專用章以及填制人員的簽名或蓋章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章，同時應(yīng)寫明住址，必要的注明身份證號碼。

3、自制原始憑證(如入庫單、領(lǐng)料單等) 必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人(或其指定的人員)和經(jīng)辦人簽名或者蓋章。

4、凡需填寫大寫和小寫金額的原始憑證 大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證，必須有實物驗收證明;支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。

5、一式幾聯(lián)的原始憑證 應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證，必須用雙面復(fù)寫紙(票據(jù)和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外)套寫，并連續(xù)編號。作廢時應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。

6、發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨票據(jù)外，還必須有退貨驗收證明 退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證以及當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)開具的“進(jìn)貨退出或索取折讓證明單”，不得以退貨票據(jù)代替收據(jù)。

7、職工因公借款的借據(jù)，必須附在記賬憑證之后 收回借款時，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。

8、經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件 如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號。

9、原始憑證發(fā)現(xiàn)錯誤或無法辨認(rèn)的，不得涂改、挖補(bǔ) 未入賬的原始憑證，應(yīng)退回填制單位或填制人員補(bǔ)填或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單位的公章;發(fā)現(xiàn)有違反財經(jīng)紀(jì)律和財會制度的，應(yīng)拒絕受理，對弄虛作假、營私舞弊、偽造涂改等違法亂紀(jì)的，應(yīng)扣留憑證，報告領(lǐng)導(dǎo)處理。已經(jīng)入賬的原始憑證，不能抽出，應(yīng)另外以正確原始憑證進(jìn)行更正。

10、原始憑證不得外借 其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以復(fù)制，復(fù)制時，須有財務(wù)人員在場。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人共同簽名或蓋章。

11、外來原始憑證如有遺失 應(yīng)取得原填制單位蓋章證明，并注明原始憑證編號金額和內(nèi)容等，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能作原始憑證。如確實無法取得證明的如火車、汽車、輪船、飛機(jī)票等，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

12、一般情況下，記賬憑證必須附有原始憑證并注明張數(shù) 原始憑證的張數(shù)按自然張數(shù)計算(原始憑證匯總表應(yīng)計算在內(nèi)，原始憑證粘貼紙不應(yīng)計算)。如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復(fù)印件。一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)當(dāng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分，開給對方原始憑證分割單，進(jìn)行結(jié)算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內(nèi)容：憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額和費(fèi)用分?jǐn)偳闆r等。更正錯誤或結(jié)賬、調(diào)賬的記賬憑證，可以不附原始憑證，但應(yīng)對調(diào)整事項說清楚。

13、附在辦理收付款項的記賬憑證后的原始憑證 在辦理完收付款項后，必須加蓋“收訖”、“付訖”戳記。

14、附在記賬憑證之后的原始憑證 應(yīng)折疊、粘貼整齊，對小于記賬憑證的原始憑證(如：火車、汽車、飛機(jī)、輪船票等)，要粘貼在與記賬憑證一樣大小的原始憑證粘貼單上。對于數(shù)量較多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”字樣、原始憑證名稱和編號。各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)另行編制目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。當(dāng)然若企業(yè)在發(fā)生預(yù)付大型設(shè)備款或在建工程款時，管理方面需要提供預(yù)付每戶款的金額，設(shè)三級、多級明細(xì)或使用財務(wù)軟件的相關(guān)功能滿足需要。

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