如何做好會計檔案管理工作(會計檔案保管清冊的保管期限為多少年)

什么是會計檔案?會計檔案管理，又有哪些問題需要注意呢?

會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

那么，會計檔案管理，哪些問題需要注意呢?且看下方~

哪些會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔?

根據(jù)規(guī)定，下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

2.會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

3.財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;

4.其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案有何時限要求?

單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)(統(tǒng)稱單位會計管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時應(yīng)注意哪些問題?

單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

單位保存的會計檔案能否對外借出?

單位保存的會計檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)履行哪些銷毀程序?

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

1.單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

2.單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對;在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。具體要求如下：

《企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表》

序號

檔案名稱

保管期限

備注

一

會計憑證

1

原始憑證

30年

2

記賬憑證

30年

二

會計賬簿

3

總賬

30年

4

明細(xì)賬

30年

5

日記賬

30年

6

固定資產(chǎn)卡片

固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年

7

其他輔助性賬簿

30年

三

財務(wù)會計報告

8

月度、季度、半年度財務(wù)會計報告

10年

9

年度財務(wù)會計報告

永久

四

其他會計資料

10

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

10年

11

銀行對賬單

10年

12

納稅申報表

10年

13

會計檔案移交清冊

30年

14

會計檔案保管清冊

永久

15

會計檔案銷毀清冊

永久

16

會計檔案鑒定意見書

永久

《事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表》

序號

檔案名稱

保管期限

備注

財政

總預(yù)算

行政單位

事業(yè)單位

稅收

會計

一

會計憑證

1

國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證

10年

10年

2

各收入機(jī)關(guān)編送的報表

10年

3

行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證

30年

包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表

4

財政總預(yù)算撥款憑證和其他會計憑證

30年

包括：撥款憑證和其他會計憑證

二

會計賬簿

5

日記賬

30年

30年

6

總賬

30年

30年

30年

7

稅收日記賬(總賬)

30年

8

明細(xì)分類、分戶賬或登記簿

30年

30年

30年

9

行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)卡片

固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年

三

財務(wù)會計報告

10

政府綜合財務(wù)報告

永久

下級財政、本級部門和單位報送的保管2年

11

部門財務(wù)報告

永久

所屬單位報送的保管2年

12

財政總決算

永久

下級財政、本級部門和單位報送的保管2年

13

部門決算

永久

所屬單位報送的保管2年

14

稅收年報(決算)

永久

15

國家金庫年報(決算)

10年

16

基本建設(shè)撥、貸款年報(決算)

10年

17

行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表

10年

所屬單位報送的保管2年

18

稅收會計報表

10年

所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報送的保管2年

四

其他會計資料

19

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

10年

10年

20

銀行對賬單

10年

10年

10年

21

會計檔案移交清冊

30年

30年

30年

22

會計檔案保管清冊

永久

永久

永久

23

會計檔案銷毀清冊

永久

永久

永久

24

會計檔案鑒定意見書

永久

永久

永久

注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理。

推薦閱讀：